Solo esforzarte más nunca mejorará tus resultados

Medir es un proceso disciplinado, el cual es utilizado para comprender las razones de un desempeño actual y emprender acciones de mejora asertivas

Los retrasos y las dificultades en el desarrollo de sistemas de software son frecuentes. También es frecuente que, cuando pregunto a los equipos y líderes cuáles estrategias usarán para recuperarse y tener un buen desempeño, respondan esto:

“Nos esforzaremos más”

No es sorpresa que, al hacerlo así, los resultados no mejoran; a veces, empeoran. Si trabajar de esa forma te llevó a un mal resultado, trabajar aún más de la misma forma no lo resolverá.

¿Qué debe hacer un equipo para mejorar significativamente sus resultados?

El primer paso es entender el origen de los resultados actuales; los siguientes son un conjunto de acciones y estrategias, por lo que no esperes una fórmula mágica. En esta ocasión, quiero hablarte de lo primero: cómo entender el origen de los resultados actuales.

Lo que se mide, se puede mejorar

Dijo Tom Demarco: “Solo lo que se mide se puede mejorar” (aunque, en un artículo posterior, cambió de opinión). Esto significa que necesitas información objetiva del desempeño de un proceso o trabajo para tomar decisiones efectivas en caso de querer cambiar algo. Esta información te la dan las métricas y las mediciones.

Cuando medimos, eliminamos los componentes subjetivos: opiniones, suposiciones, sentimientos. Primero, obtenemos un valor, muchas veces cuantitativo y otras, cualitativo, el cual comparamos contra un parámetro de referencia. Así conocemos el desempeño para calificarlo como “esperado” o “diferente a lo esperado”.

Los equipos deben definir estos parámetros, los mecanismos y herramientas para medirlos mientras trabajan y comprometerse a recolectar la información minuciosamente. Solo así tendrán los datos que les permitirá hacer el análisis de su desempeño.

¿Qué podemos medir?

Es común que los equipos, cuando quieren hacer mediciones, comiencen a llenarse de métricas: definen una colección de más de diez indicadores, que la larga se vuelve difícil de recolectar.

La información que se debe recolectar debe ser fácil de registrar (casi automáticamente) y pedir pocas métricas.  Si requerimos más, esas se derivan de las básicas. Yo te propongo lo siguiente como métrica de recolección básica: Tiempo, Calendario, Calidad y Tamaño

• Métricas de tiempo: tiempo en actividades, porcentaje de tiempo por fase, tasas de tiempo entre fases

• Métricas de calendario: fecha de terminación de actividades, valor ganado, burndown

• Métricas de calidad: defectos inyectados por fase, defectos removidos por fase, defectos por componente

• Métricas de tamaño: cantidad de líneas de código, cantidad de componentes, cantidad de elementos de front, cantidad de elementos de back, número de documentos.

Los indicadores no son el fin

Las mediciones son útiles para entender el desempeño que estamos teniendo, para eso las usamos. Sin embargo, es muy común que las organizaciones y los individuos los usen con otros fines; así, convierten el indicador en un fin, no en un medio de mejora.

Probablemente, has escuchado que te dicen “debemos alcanzar este KPI/OKR”. Es decir, el fin es que los valores sean buenos; queremos buenos indicadores por el simple hecho de presentarlos como tales, lo cual conduce a tomar decisiones como la que mencioné al comienzo del artículo. Esto conduce a varios vicios como los siguientes:

• Las métricas se usan en la evaluación de desempeño individual

• Las métricas se revisan solo para presentarlas, por lo que se maquillan para ocultar el mal desempeño

• Las métricas dejan de recolectarse, porque la gente se siente señalada o en peligro

Las mediciones se hacen para entender qué está pasando en el momento actual, y pocas veces tienen sentido en contextos diferentes. Por esa razón, siempre se analizan sin señalar personas.

Las métricas tienen fecha de caducidad

A veces, he preguntado a equipos por qué están midiendo tal o cual elemento, a lo que responden: no lo sé, pero tenemos que hacerlo porque así dice el proceso.

Esto es señal de que la métrica ha dejado de ser útil y debe desecharse.

Las mediciones aparecen y desaparecen y no hay que medir todo, ni todo el tiempo.

Cuando el equipo detecta que tiene un problema de desempeño, entonces definirá las métricas necesarias para entender lo que está pasando. Una vez que el objetivo ha sido alcanzado (se logra una mejora consistente, o el cambio no funcionó), la métrica debe desecharse. ¿Por qué continuarías buscando algo que ya encontraste?

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Medir es un proceso disciplinado, el cual es utilizado para comprender las razones de un desempeño actual y emprender acciones de mejora asertivas. Los equipos de software encontrarán beneficios si las incorporan dentro de su forma de trabajo, las recolectan minuciosamente ya las analizan sistemáticamente.

Estamos a punto de terminar esta serie de artículos sobre project management, así que nos vemos en la siguiente entrada.